Bài toán mở quán – Tài chính trước tiên

Bài toán tài chính khi mở nhà hàng hoặc quán cà phê: Đừng chỉ tính tiền mở quán, hãy tính tiền để quán sống được

Rất nhiều người dành hàng tháng, thậm chí nhiều năm để chuẩn bị mở một quán cà phê hay nhà hàng. Họ nghiên cứu menu, tìm mặt bằng đẹp, đầu tư nội thất, mua máy pha cà phê hiện đại hay trang trí không gian thật bắt mắt.

Nhưng có một sai lầm rất phổ biến: chỉ tính số tiền để mở quán, mà không tính số tiền để vận hành quán sau khi khai trương.

Thực tế, không ít quán đóng cửa sau vài tháng đầu tiên không phải vì đồ ăn dở hay khách ít, mà vì dòng tiền bị đứt. Chủ quán hết vốn trước khi quán có đủ thời gian để phát triển.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở một nhà hàng hoặc quán cà phê, đây là những bài toán tài chính quan trọng nhất cần tính trước.

1. Chi phí đầu tư ban đầu

Đây là khoản tiền nhiều người nghĩ đến đầu tiên.

Bao gồm:

• Tiền đặt cọc và thuê mặt bằng
• Chi phí sửa chữa, xây dựng
• Thiết kế nội thất
• Bàn ghế
• Quầy bar
• Máy pha cà phê
• Máy xay
• Tủ lạnh
• Tủ đông
• Máy làm đá
• Máy POS (nếu sử dụng Krarks POS thì chỉ cần sử dụng điện thoại cá nhân là đủ, không tốn chi phí này ban đầu)
• Máy in hóa đơn
• Máy quét mã vạch
• Máy tính bảng
• Camera
• Hệ thống âm thanh
• Biển hiệu
• Đèn trang trí
• Chén dĩa, ly tách
• Dụng cụ bếp
• Nguyên liệu nhập lần đầu

Nhiều chủ quán thường cộng các khoản này lại và nghĩ rằng đó là toàn bộ số vốn cần có.

Thực ra, đây mới chỉ là bước khởi đầu.

2. Chi phí vận hành hàng tháng

Đây mới là khoản quyết định quán có tồn tại được hay không.

Các khoản bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng
• Lương nhân viên
• Điện
• Nước
• Internet
• Gas
• Phần mềm quản lý
• Phí thanh toán thẻ
• Marketing
• Quảng cáo Facebook
• Quảng cáo Google
• Thuế
• Phí kế toán
• Phí ngân hàng
• Bao bì mang về
• Khăn giấy
• Ly nhựa
• Ống hút
• Túi giấy
• Nước rửa chén
• Hóa chất vệ sinh
• Bảo trì thiết bị

Ngay cả khi hôm đó không có một khách nào, rất nhiều khoản vẫn phải chi.

Đó gọi là chi phí cố định.

3. Chi phí nguyên liệu (Food Cost)

Đây là khoản chi biến đổi theo doanh thu.

Ví dụ:

Một ly cà phê bán 60.000 đồng.

Chi phí:

• Cà phê
• Sữa
• Đường
• Đá
• Ly
• Nắp
• Ống hút

Tổng cộng khoảng 18.000 đồng.

Food Cost = 18.000 / 60.000 = 30%

Tỷ lệ này càng thấp thì lợi nhuận gộp càng cao, nhưng cũng không nên cắt giảm chất lượng nguyên liệu chỉ để giảm chi phí.

4. Chi phí nhân sự

Đừng chỉ tính lương.

Cần tính thêm:

• Bảo hiểm (nếu có)
• Tiền tăng ca
• Thưởng
• Đồng phục
• Đào tạo
• Tuyển dụng
• Chi phí thay thế khi nhân viên nghỉ việc

Nhân sự luôn là một trong những khoản chi lớn nhất của ngành F&B.

5. Dự phòng thất thoát

Không có quán nào thất thoát bằng 0.

Có thể do:

• Nhân viên ghi sai order
• Làm nhầm món
• Làm đổ đồ uống
• Khách đổi món
• Hủy món
• Hết hạn nguyên liệu
• Hư hỏng
• Gian lận
• Khách bỏ đi chưa thanh toán

Ngay từ đầu nên dành một khoản dự phòng cho các tình huống này thay vì coi đó là điều bất ngờ.

6. Quỹ bảo trì và thay thế thiết bị

Máy móc không thể hoạt động mãi mãi.

Một ngày nào đó bạn sẽ phải thay:

• Máy pha cà phê
• Máy xay
• Máy POS
• Máy in
• Máy lạnh
• Camera
• Tủ lạnh
• Tủ đông
• Máy làm đá

Nếu không chuẩn bị trước, mỗi lần thiết bị hỏng sẽ tạo áp lực rất lớn lên dòng tiền.

Một cách đơn giản là trích một phần doanh thu hàng tháng vào quỹ bảo trì.

7. Chi phí nâng cấp quán

Sau một vài năm, bạn có thể cần:

• Sơn lại quán
• Thay bàn ghế
• Đổi menu
• Làm bảng hiệu mới
• Đổi hệ thống đèn
• Nâng cấp bếp
• Mua thêm thiết bị

Đây là khoản mà rất nhiều người quên tính khi lập kế hoạch tài chính.

8. Quỹ dự phòng khẩn cấp

Đây là khoản cực kỳ quan trọng.

Quán có thể gặp những tình huống như:

• Mưa kéo dài
• Công trình thi công trước cửa
• Dịch bệnh
• Thiết bị hỏng
• Chủ nhà sửa chữa
• Doanh thu giảm đột ngột
• Mất điện nhiều ngày

Một quỹ dự phòng đủ chi trả từ 3 đến 6 tháng chi phí vận hành sẽ giúp doanh nghiệp có thời gian thích nghi thay vì phải đóng cửa ngay.

9. Dự báo doanh thu thực tế

Đừng lấy doanh thu ngày khai trương làm chuẩn.

Hãy lập nhiều kịch bản.

Kịch bản xấu

30 khách/ngày.

Kịch bản trung bình

70 khách/ngày.

Kịch bản tốt

120 khách/ngày.

Sau đó tính:

Doanh thu ngày.

↓

Doanh thu tháng.

↓

Lợi nhuận.

↓

Điểm hòa vốn.

Nếu quán chỉ có lời khi đạt kịch bản tốt nhất thì kế hoạch đang khá rủi ro.

10. Điểm hòa vốn

Đây là câu hỏi quan trọng nhất:

Mỗi tháng cần bán bao nhiêu để không lỗ?

Ví dụ:

Chi phí cố định mỗi tháng:

• Thuê nhà: 30 triệu
• Nhân viên: 50 triệu
• Điện nước: 10 triệu
• Marketing: 10 triệu

Tổng: 100 triệu.

Nếu lợi nhuận gộp trên mỗi hóa đơn là 50%, bạn cần doanh thu khoảng 200 triệu/tháng chỉ để hòa vốn.

Chỉ khi vượt mức này, quán mới bắt đầu tạo ra lợi nhuận thực sự.

11. Dòng tiền quan trọng hơn lợi nhuận

Có những quán báo lãi nhưng vẫn phải đóng cửa.

Nguyên nhân là thiếu tiền mặt.

Ví dụ:

• Khách công ty thanh toán sau 30 ngày.
• Nhà cung cấp yêu cầu trả tiền ngay.
• Tiền thuê mặt bằng đến hạn.
• Lương nhân viên phải trả đúng ngày.

Lợi nhuận trên sổ sách không đồng nghĩa với việc tài khoản ngân hàng còn tiền.

Vì vậy, hãy theo dõi dòng tiền hàng tuần, thậm chí hàng ngày.

12. Kế hoạch mở rộng

Nếu quán hoạt động tốt, bạn có thể muốn:

• Mở chi nhánh
• Thuê mặt bằng lớn hơn
• Mở bếp trung tâm
• Đầu tư xe giao hàng
• Phát triển thương hiệu

Nếu không tích lũy vốn từ sớm, việc mở rộng sẽ phải phụ thuộc vào các khoản vay, làm tăng áp lực tài chính.

13. Đừng quên đầu tư cho công nghệ

Nhiều chủ quán xem phần mềm quản lý chỉ là một khoản chi.

Thực tế, đây có thể là một khoản đầu tư giúp giảm thất thoát, tiết kiệm nhân sự và kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn.

Một hệ thống quản lý phù hợp có thể hỗ trợ:

• Quản lý bán hàng.
• Kiểm soát kho.
• Theo dõi doanh thu theo thời gian thực.
• Quản lý nhân viên.
• Quản lý khách hàng.
• Menu QR để khách tự gọi món.
• Đồng bộ dữ liệu giữa nhiều chi nhánh.
• Báo cáo lợi nhuận.

Quan trọng hơn, hãy chọn giải pháp có khả năng hoạt động linh hoạt khi xảy ra sự cố, giúp việc bán hàng không bị gián đoạn và giảm thiểu rủi ro mất doanh thu.

Một công thức đơn giản trước khi quyết định mở quán

Trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng, hãy tự trả lời những câu hỏi sau:

• Tôi cần bao nhiêu tiền để mở quán?
• Tôi cần bao nhiêu tiền để vận hành ít nhất 6 tháng?
• Điểm hòa vốn là bao nhiêu?
• Nếu doanh thu chỉ đạt 50% kỳ vọng thì sao?
• Tôi có đủ quỹ dự phòng không?
• Thiết bị hỏng thì lấy tiền đâu để thay?
• Nếu phải sửa sang lại quán sau vài năm thì nguồn vốn ở đâu?
• Khi muốn mở thêm chi nhánh, tôi sẽ dùng lợi nhuận tích lũy hay đi vay?

Nếu bạn đã có câu trả lời rõ ràng cho tất cả những câu hỏi trên, bạn không chỉ đang chuẩn bị mở một quán cà phê hay nhà hàng, mà đang xây dựng một doanh nghiệp có nền tảng tài chính vững chắc.

Một quán thành công không nhất thiết là quán có doanh thu cao nhất, mà là quán biết quản lý dòng tiền, kiểm soát chi phí và luôn có kế hoạch cho những điều chưa xảy ra. Chính sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn, phát triển bền vững và tạo nền tảng cho những bước mở rộng trong tương lai.