Chi phí đầu tư máy tính tiền khi sử dụng Krarks POS

Chi phí đầu tư máy POS cho một nhà hàng: Không cần phải tốn quá nhiều tiền

Khi chuẩn bị mở một nhà hàng, quán ăn hoặc quán café, một trong những khoản chi phí cần tính đến là hệ thống máy POS – nơi nhân viên nhập order, thu tiền, theo dõi đơn hàng và chuyển thông tin xuống bếp.

Nhiều chủ quán thường nghĩ rằng phải mua một bộ máy POS chuyên dụng với giá hàng chục triệu đồng. Tuy nhiên, với các hệ thống POS hiện đại chạy trên nền tảng cloud, chi phí phần cứng ban đầu có thể thấp hơn rất nhiều.

Một nhà hàng nhỏ hoàn toàn có thể xây dựng một hệ thống POS cơ bản với khoảng 10 triệu đồng, thậm chí thấp hơn nếu tận dụng các thiết bị sẵn có.

1. Một iPad hoặc tablet Android cho cashier: khoảng 3–4 triệu đồng

Thiết bị đầu tiên là máy tính tiền dành cho cashier.

Không nhất thiết phải mua một chiếc máy POS chuyên dụng. Một chiếc iPad hoặc tablet Android có cấu hình vừa phải hoàn toàn có thể đảm nhiệm việc nhập order, quản lý bàn, thanh toán và in hóa đơn.

Nếu mua thiết bị mới, ngân sách khoảng 3–4 triệu đồng đã có thể tìm được nhiều lựa chọn phù hợp.

Đặc biệt, nếu chủ quán sử dụng tablet cũ hoặc thiết bị đã qua sử dụng, chi phí có thể còn thấp hơn đáng kể.

Với một hệ thống POS cloud, thiết bị thực chất chỉ đóng vai trò là màn hình và phương tiện để truy cập phần mềm. Vì vậy, không nhất thiết phải đầu tư một máy tính POS chuyên dụng đắt tiền.

2. Một màn hình cho kitchen: khoảng 3–4 triệu đồng

Ở khu vực bếp, nhà hàng có thể sử dụng một màn hình cảm ứng dạng desktop hoặc một máy tính để bàn kết nối với màn hình LCD.

Thiết bị này dùng để hiển thị các order cho nhân viên bếp thông qua Kitchen Display System (KDS).

Chi phí cho một bộ máy tính và màn hình cơ bản có thể vào khoảng 3–4 triệu đồng.

Nếu nhà hàng không cần cảm ứng, chủ quán thậm chí có thể sử dụng một máy tính hoặc laptop cũ kết nối với màn hình LCD. Điều này giúp giảm thêm chi phí đầu tư.

3. Hai máy in nhiệt: khoảng 1–2 triệu đồng

Nếu nhà hàng vẫn muốn sử dụng giấy để in order hoặc invoice, có thể trang bị khoảng 2 máy in nhiệt.

Một máy có thể đặt tại khu vực cashier để in hóa đơn cho khách, trong khi máy còn lại có thể dùng để in order cho bếp hoặc các khu vực cần thiết.

Giá máy in nhiệt phổ biến khoảng 500.000–1.000.000 đồng/máy, tùy loại và chất lượng.

Tuy nhiên, đây cũng là khoản chi phí có thể cắt giảm nếu nhà hàng sử dụng hoàn toàn order điện tử và hóa đơn điện tử.

Tổng chi phí phần cứng khoảng 10 triệu đồng

Một cấu hình cơ bản có thể được tính như sau:

Thiết bị	Chi phí dự kiến
iPad / Android tablet cho cashier	3–4 triệu
Máy tính + màn hình LCD cho kitchen	3–4 triệu
2 máy in nhiệt	1–2 triệu
Tổng cộng	Khoảng 7–10 triệu đồng

Như vậy, với khoảng 10 triệu đồng, một nhà hàng nhỏ đã có thể xây dựng một hệ thống phần cứng POS tương đối đầy đủ.

Và nếu tận dụng laptop, tablet hoặc điện thoại có sẵn, con số này còn có thể thấp hơn nữa.

Không phải nhà hàng nào cũng cần cùng một cấu hình

Điều quan trọng là không có một cấu hình POS duy nhất phù hợp với tất cả nhà hàng.

Tùy vào quy mô và cách vận hành, chủ quán có thể lựa chọn nhiều phương án khác nhau.

Một nhà hàng nhỏ có thể sử dụng tablet ở hầu hết các vị trí. Một nhà hàng lớn hơn có thể sử dụng màn hình lớn cho kitchen để nhân viên bếp dễ quan sát, trong khi cashier chỉ cần một màn hình nhỏ.

Nếu chủ quán đã có một chiếc laptop cá nhân, hoàn toàn có thể tận dụng laptop đó làm máy POS thay vì mua thêm một máy tính mới.

Quán nhỏ thậm chí không cần mua máy POS

Đây là một điểm rất đáng chú ý đối với những quán ăn nhỏ.

Nếu chủ quán trực tiếp làm cashier, không nhất thiết phải lắp đặt một máy tính tiền riêng.

Một chiếc điện thoại cá nhân hoàn toàn có thể trở thành máy tính tiền nếu phần mềm POS được thiết kế để chạy trên trình duyệt hoặc trên nhiều loại thiết bị.

Chủ quán có thể mở phần mềm trên điện thoại, nhập order, kiểm tra bàn và thực hiện thanh toán ngay trên thiết bị mình đang sử dụng.

Điều này đặc biệt phù hợp với các quán nhỏ, xe đồ ăn, quán take-away hoặc mô hình kinh doanh có số lượng order không quá lớn.

Chủ quán không thường xuyên có mặt tại quán thì sao?

Với những nhà hàng mà chủ quán không trực tiếp đứng tại quầy mỗi ngày, một phương án khác có thể được cân nhắc là thanh toán bằng QR code.

Thay vì phải đầu tư nhiều thiết bị thanh toán, nhà hàng có thể đặt QR code để khách tự chuyển khoản. Nhân viên có thể sử dụng điện thoại của họ để hỗ trợ khách kiểm tra và xác nhận thanh toán.

Phương án này có thể giúp giảm đáng kể số lượng thiết bị cần đầu tư ban đầu.

Tuy nhiên, chủ quán vẫn cần xây dựng quy trình kiểm soát thanh toán và doanh thu rõ ràng để tránh sai sót hoặc thất thoát.

Hãy đầu tư theo nhu cầu, không phải theo số lượng thiết bị

Sai lầm phổ biến khi mở nhà hàng là mua thiết bị trước rồi mới tìm cách sử dụng.

Thay vào đó, hãy bắt đầu bằng câu hỏi:

Nhà hàng của mình thực sự cần bao nhiêu thiết bị?

Một quán nhỏ có thể chỉ cần:

1 điện thoại + QR thanh toán.

Một quán lớn hơn có thể cần:

1 tablet cho cashier + 1 màn hình cho kitchen + 2 máy in nhiệt.

Nhà hàng có nhiều khu vực hoặc nhiều cashier có thể tiếp tục mở rộng thêm tablet và màn hình khi cần.

Đây chính là ưu điểm của các hệ thống POS hiện đại: phần cứng có thể được mở rộng theo quy mô kinh doanh, thay vì phải đầu tư một hệ thống đắt tiền ngay từ ngày đầu tiên.

Khi mở nhà hàng, mục tiêu không phải là sở hữu một hệ thống POS thật đắt tiền.

Mục tiêu là có một hệ thống đủ nhanh, đủ ổn định và phù hợp với cách nhà hàng vận hành, đồng thời không khiến chủ quán phải bỏ ra quá nhiều vốn ngay từ đầu.

Với công nghệ cloud POS hiện nay, một nhà hàng nhỏ hoàn toàn có thể bắt đầu với những thiết bị mình đang có, sau đó nâng cấp từng bước khi doanh thu và quy mô tăng lên.